Geschäftsordnung.

Klubführung und Aufgaben aus Sicht des Vorstandes.

Die Klubkonzeption der „Sülztalböcke Immekeppel“ ist rein mitgliederorientiert. Die Identifikation unserer Klubmitglieder mit den Grundsätzen und Zielen des Klubs ist für den Vorstand der wesentliche Führungsauftrag. Durch gemeinschaftliche Aktivitäten und Dienstleistungen für unsere Mitglieder schaffen wir ein lebendiges Vereinsleben und positives Vereinsklima. Unsere Kluborganisation hat sich bewährt. Im Rahmen regelmäßiger Vorstandssitzungen betreiben wir Meinungs- und Willensbildung, auf deren Basis Entscheidungen herbeigeführt und um Akzeptanz der Entscheidungen bei den Mitgliedern geworben wird. Problemlösungen werden erarbeitet und für deren Realisierung gesorgt.

Vom Groben zum Detail

Die Aufbauorganisation gliedert die Gesamtaufgaben unseres Klubs in Einzelaufgaben. Klare Strukturen und Aufgaben vermeiden Reibungsverluste. Schriftlich fixiert durch die Satzung sind der Aufbau der Organe (Mitgliederversammlung und Vorstand) und ihre hierarchische Einordnung, deren Aufgaben und Zuordnung sowie die Kommunikationsbeziehungen. Die Mitgliederversammlung ist das oberste Kluborgan. Die Mitgliederversammlung muss mindestens einmal im Geschäftsjahr stattfinden, die Einberufung erfolgt durch den ersten Vorsitzenden. Dem Vorstand gehören an

• ein erster Vorsitzender
• ein Kassenwart
• ein Geschäftsführer
• zwei Projektverantwortliche
• ein Beisitzer

Weitere Gremien (z.B. zusätzliche Arbeitskreise) können vom Vorstand oder der Mitgliederversammlung jederzeit zusätzlich eingerichtet werden. Alle Gremien des Klubs haben unterschiedliche Aufgaben. Es gibt Gremien, die entscheiden, andere kontrollieren, wieder andere haben eine beratende Funktion.

Was ist zu tun und wer tut es?

Um die Aufgabenbeziehungen zu regeln, sind die anfallenden Arbeiten und Aufgaben innerhalb des Vorstandes vollständig bekannt. Hier eine Aufzählung der Zuständigkeit und Schwerpunktaufgaben:

• Der erste Vorsitzende leitet den Klub und vertritt ihn nach innen und außen. Er ist zuständig für die Einberufung von Vorstands- und Mitgliederversammlungen und ist Ansprechpartner für bestehende und neue Medienbeziehungen. Ziel ist es, die Fanklub-Kommunikation nach außen zu tragen sowie das Image des Klubs zu pflegen.
  
• Der Kassenwart ist für die treuhänderische Führung der Klubkasse verantwortlich. Dazu gehört der Einzug der Mitgliedsbeiträge, Einzug der Gegenwerte bei Ticketbuchungen und Fanartikel-Verkäufen sowie die Abrechnung von Fanklub-Veranstaltungen. Als Schatzmeister hat er unsere Bestände im Blick und ist für die Verwaltung und Anlage des Klubvermögens verantwortlich.
  
• Der Geschäftsführer ist zuständig für die Protokollführung anlässlich der Vorstands- und Mitgliederversammlungen, Aufbereitung und Ausführung der Beschlüsse des Vorstandes, des Schriftverkehrs sowie für die Aktualisierung und Pflege des Internet-Auftrittes. Er ist darüber hinaus zuständig für die Bestellung von Tagestickets und organisiert die Vergabe der klubeigenen Dauerkarten. Er steuert alle täglichen Aktivitäten und stellt den laufenden Betrieb des Klubs sicher.
• Die Projektverantwortlichen organisieren die Organisation interner Klubveranstaltungen sowie die Organisation von Heim- und Auswärtsspielbesuchen. Als Projektverantwortliche sind sie für die Realisierung der Aufgabe, die Einhaltung der Termine und Kosten verantwortlich.
  
• Der Beisitzer steht beratend zur Verfügung und unterstützt die jeweiligen Funktionsträger bei ihrer Arbeit.  Darüber hinaus ist eine weitere Aufgabe des Beisitzers, einen neutralen Blick auf die Geschehnisse zu behalten und für einen fairen Ablauf bei Diskussionen zu sorgen.
  

Vollmachten / Kompetenzen / Regelungen

Die Satzung regelt die Befugnisse der Aufgabenträger. Über den Internetauftritt sind diese Informationen allen Vereinsmitgliedern leicht zugänglich. Im Rahmen seiner Kompetenzen und Vollmachten ist jedes Vorstandsmitglied für seine Handlungen verantwortlich. Im Rahmen der vertrauensvollen Zusammenarbeit werden finanzielle Entscheidungen grundsätzlich im Rahmen der monatlichen Vorstandssitzungen gemeinsam diskutiert und beschlossen. 

Wesentliche Dringlichkeitsentscheidungen werden vorab telefonisch abgestimmt. Damit Entscheidungen aber auch sofort ohne zusätzliche Kommunikationswege (ohne Zeitverzug - ad hoc) getroffen werden können, haben alle Vorstandsmitglieder eine Verwaltungs-/Sachaufwands- und Spendenkompetenz in Höhe von 100,00 Euro. Mit den sonstigen schriftlich fixierten Regelungen werden immer wieder vorkommende Abläufe einheitlich interpretiert und von allen Vorstandsmitgliedern verbindlich angewendet.

Informationssystem

Der meiste Ärger in einem Verein entsteht durch Missverständnisse. Damit sich niemand übergangen fühlt, werden in unserem Klub die Ergebnisse von Vorstandssitzungen schriftlich fixiert, die Protokolle werden zeitnah verteilt. Wichtige Ad-hoc-Entscheidungen werden innerhalb des Vorstandes telefonisch vorab abgestimmt. Veröffentlichungen im Internet informieren unsere Mitglieder frühzeitig über Änderungen oder Neuigkeiten.

Wissensmanagement

Sich Wissen neu anzueignen ist viel mühsamer, als bereits vorhandenes Wissen zu nutzen - Ganz egal, welchem Ziel oder Zweck ein Verein nacheifert: Explizites und implizites Wissen spielt eigentlich immer eine Rolle. Deshalb begreifen wir "Wissen" als eine „entscheidende Ressource“ und schreiben dies auch so in unserer Geschäftsordnung fest. Wir legen Wert auf eine möglichst genaue und vollständige Dokumentation von vorhandenem Wissen. Zahlen, Statistiken, Prozesse, Abläufe – all dieses dokumentieren wir in unserem digitalen Wissensspeicher.

Öffentlichkeitsarbeit

"Tue Gutes und rede darüber". Wir informieren mittels Presseartikeln, mit denen wir als spezielle Zielgruppe die Bevölkerung unseres  Einzugsgebietes erreichen möchten. Eine andere Art der Öffentlichkeitsarbeit ist die Durchführung von Klub-Veranstaltungen, bei denen auch am Vereinsleben interessierte Nichtmitglieder teilnehmen können. Wichtigstes Medium im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit ist unser Internetauftritt, der von außenstehenden Lesern als stets aktuell bewertet wird.

Marketing